Von Reitern für Reiter – EWU setzt auf Software von ITlern mit Pferdeverstand

Jeder der schon einmal mit dem Reitsport in Berührung gekommen ist weiß, was für eine spezielle Branche das ist. Das macht es nicht immer ganz leicht für externe und reitsportfremde Dienstleister, den Kundenwünschen gerecht zu werden. Das gilt insbesondere für den Bereich IT. Softwarelösungen mögen technisch noch so hervorragend gebaut sein, wenn sie nicht mit dem entsprechenden fachlichen Know-how gepaart werden stoßen sie in der Pferdebranche meist nicht auf allzu viel Zuspruch; oft sind die Anwender unzufrieden mit vorhandenen Lösungen. Zu spezifisch sind häufig die Anforderungen.

Die Ausgangslage

In einer ähnlichen Situation fand sich auch die EWU, Deutschlands größter Westernreitsportverband, wieder. Zwar gab es bereits Software für die Mitgliederverwaltung und die Turnierabwicklung, aber das System war nicht nur veraltet, sondern ließ hier und da weitere Wünsche übrig. Die EWU setzt sich aus der EWU Bund sowie 15 Landesverbänden zusammen. Das entspricht über 10.000 aktiven Mitgliedern und knapp 29.000 Pferden. Sie alle werden über die zentrale Geschäftsstelle der EWU verwaltet, die aktuell 6 Mitarbeiter beschäftigt. Ein mögliches neues System musste also in der Lage sein, große Mitgliederzahlen und damit einhergehende Prozesse abwickeln zu können. Geschaffen werden sollten sowohl eine neue Software für die Geschäftsstelle zur Mitgliederverwaltung als auch ein Online Turniersystem und eine dazugehörige App. Dieser Aufgabe, die in etwa einem Aufwand von zwei Personenjahren entspricht, nahmen sich unser Entwickler, Christian Müller, und sein Team an. Sein größter Vorteil – er ist selbst aktiver (Turnier-)Reiter und erfährt daher aus erster Hand, was Anforderungen und Probleme sind.

Die Umsetzung

Zunächst wurde die Software für die Geschäftsstelle komplett erneuert. Sie dient der Mitgliederverwaltung und beinhaltet alle Daten seit der Gründung der EWU. Das schließt nicht nur persönliche Daten der Mitglieder ein, wie zum Beispiel Anschrift, Kontodaten, etc., sondern auch Auskünfte über mögliche Trainer- oder Richterscheine. Darüber hinaus beheimatet die Software auch jegliche Daten aller in der EWU gemeldete Pferde und Hunde. Das System erlaubt es beispielsweise, Rechnungen für Mitgliedsbeiträge auch in Masse zu erstellen und zu versenden und Mahnungen werden direkt automatisiert versendet. Hierfür – und für viele andere Zwecke – kann auf Standardvorlagen zurückgegriffen werden. Zuguterletzt ist es eine Aufgabe der EWU, Turniere freizuschalten. Auch das geschieht über das entwickelte System. Sobald eine Meldestelle ein Turnier angelegt hat, erscheint es im System und kann von der EWU freigeschaltet werden. Anschließend können hier auch alle Disziplinen und Prüfungen verwaltet werden.

Den zweiten großen Baustein des Projekts stellte das Online-Nennsystem dar. Dieses wickelt alle Nennungen für EWU-Turniere ab und bietet auch die Möglichkeit, Spezialzugänge, beispielsweise für Verbände, anzulegen. Über diese Spezialzugänge lassen sich dann unter anderem Auswertungen bestimmter Turniere, Prüfungen oder Reiter erstellen. Bald soll für das gesamte Online-Nennsystem auch die Zahlung per PayPal unterstützt werden. 

Als dritter Baustein wurden eine Meldestellensoftware sowie eine dazugehörige Android- und iOS-App entwickelt. Diese Software bringt den großen Vorteil mit sich, dass sie sowohl online als auch offline nutzbar ist. Bietet ein Turnier beispielsweise nur eine schlechte oder gar keine Internetverbindung, so können alle relevanten Daten im Voraus per Mausklick heruntergeladen werden. Die Software bietet unter anderem die Möglichkeit, Meldebestätigung per Massenmail zu versenden, Zeitpläne automatisiert zu erstellen und die gesamte Buchhaltung abzuwickeln. Darüber hinaus ermöglicht sie ein gänzlich papierloses Turnier, denn sie ist nicht nur mit der dazugehörigen App gekoppelt, sondern lässt sich beispielsweise auch mit Touchscreens verknüpfen, die an beliebigen Stellen aufgestellt werden können und zum Beispiel Starterlisten oder Live- Ergebnislisten abbilden. Diese werden wiederum ebenfalls per Echtzeit an die App übermittelt.

Zwar handelt es sich bei den drei vorgestellten Lösungen um separate Anwendungen, sie alle greifen aber auf den gleichen Server und Datenbestand zurück. Insbesondere durch das Online-Nennsystem und das Meldestellensystem mit der dazugehörigen App ist es möglich, das gesamte Turnier von Anfang bis Ende mit Software aus einer Hand zu betreuen. Nicht nur dadurch ist ein reibungsloser Ablauf gewährleistet, sondern auch durch die Tatsache, dass alle drei Anwendungen von einem Softwareentwickler geschaffen wurden, der nicht nur Entwickler, sondern auch Anwender ist und somit alles mitbringt, um eine ideale Lösung zu kreieren – von Reitern für Reiter eben.

Ihr Ansprechpartner

Christian Müller
Industriestr. 7
59348 Lüdinghausen
c.mueller@packof7.com
+49 2591 971 45 36